Jak prowadzić biuro rachunkowe[1], Ksiegowość
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Jak prowadzić biuro rachunkowe
Stan prawny na 3 października 2006 r.
Wiesława Kwiatkowska
pgp@infor.pl
WYŚLIJ PYTANIE
Prowadzenie ksiąg rachunkowych w ramach usług wykonywanych na zlecenie podmiotów gospodarczych jest licencjonowane. Księgi rachunkowe można prowadzić usługowo tylko z uprawnieniami potwierdzonymi certyfikatem Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to, że tylko osoba posiadająca taki certyfikat może założyć i prowadzić biuro rachunkowe. Biuro w formie spółki cywilnej mogą założyć m.in. osoby fizyczne nieposiadające certyfikatu oraz osoby prawne, ale pod warunkiem, że zatrudnią pracowników z certyfikatem.
W „Poradniku” postaramy się przedstawić aspekty obsługi firm i podatników przez biura. Obsługują one zróżnicowanych podatników, w związku z tym zakres świadczonych przez nie usług jest różny. Z pewnością olbrzymie znaczenie ma to, z czym petent zwraca się do biura rachunkowego, jakiej usługi oczekuje. Wciąż najczęstsze są zlecenia na prowadzenie ksiąg od podatników, którzy są właścicielami przedsiębiorstw mniejszych rozmiarów. Zarówno zakres umowy z biurem, liczba załączników do tej umowy, wysokość wynagrodzenia, jak i inne elementy współpracy uzależnione są więc od zakresu usług. Zleceniodawcami w zakresie prowadzenia rachunkowości mogą być zarówno przedsiębiorcy – osoby fizyczne prowadzące samodzielnie działalność gospodarczą, jak i spółki cywilne, jawne i komandytowe. Księgi do prowadzenia przez biuro mogą oddać też spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Coraz częściej zdarza się też, że usługę taką zlecają stowarzyszenia i fundacje. „Poradnik” stanowi przydatne vademecum, wskazując metody, sposoby i podstawy prawne sprawnego prowadzenia biura.
Wiele emocji ciągle jeszcze budzi prawo do prowadzenia podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. Często Czytelnicy zwracają się z pytaniem, czy mogą powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów osobie niemającej uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Natomiast osoby, które czują się na siłach prowadzić takie księgi, pytają, czy mogą to robić np. na podstawie umowy zlecenia z klientem bez uprawnień na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, bo przecież podatkowa księga przychodów i rozchodów to nie księgi rachunkowe. Niestety, mimo że podatkowa księga przychodów i rozchodów jest dosyć prostym urządzeniem księgowym, nie wolno jej prowadzić bez uprawnień. Aby osoby nieposiadające licencji na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mogły prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, muszą posiadać uprawnienia doradcy podatkowego. W myśl art. 81 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 9, poz. 86 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2005 r. nr 10, poz. 66), osoby wykonujące czynności doradztwa podatkowego bez uprawnień podlegają grzywnie do 50 000 zł.
Wszyscy zainteresowani prowadzeniem ksiąg powinni wiedzieć, że nie należy mylić ksiąg podatkowych z księgami rachunkowymi. Pojęcia te nie są bowiem tożsame. Przepisy dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wprowadzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 120, poz. 1022 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 122, poz. 846), mają zastosowanie do ksiąg rachunkowych prowadzonych na podstawie ustawy o rachunkowości. Ustawa o rachunkowości określa podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych. W przypadku gdy dana osoba prowadzi te księgi usługowo na rzecz takiego podmiotu, obowiązują ją przepisy wymienionego rozporządzenia, a zatem musi posiadać licencję Ministerstwa Finansów na taką działalność.
Natomiast przepisy tego rozporządzenia nie mają zastosowania do podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. W tym zakresie mają zastosowanie inne regulacje, mianowicie przepisy ustawy o doradztwie podatkowym. Artykuł 2 ust. 1 pkt 2 tej ustawy stanowi, że prowadzenie w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów ksiąg podatkowych i innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie stanowi doradztwo podatkowe. Czynności doradztwa zastrzeżone są wyłącznie dla osób uprawnionych w rozumieniu tej ustawy. Tak więc prowadzenie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów stanowi czynności doradztwa podatkowego, które prowadzić mogą tylko podmioty określone przepisami ustawy o doradztwie.
ZAPAMIĘTAJ
Osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą prowadzić również księgi podatkowe: podatkową księgę przychodów i rozchodów i inne ewidencje. Natomiast osoby niemające licencji na taką działalność, aby prowadzić podatkowe księgi przychodów i rozchodów, muszą posiadać uprawnienia doradcy podatkowego.
Kto może usługowo prowadzić księgi
Przyjrzyjmy się, kto może usługowo prowadzić księgi rachunkowe, jaki zakres wiedzy musi posiadać i jaką mieć za sobą praktykę.
Księgi rachunkowe można prowadzić usługowo tylko z uprawnieniami, potwierdzonymi certyfikatem Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to jednak, że założyć i prowadzić biuro rachunkowe może tylko osoba posiadająca taki certyfikat. Biuro rachunkowe w formie spółki cywilnej prowadzić mogą m.in. osoby fizyczne nieposiadające certyfikatu oraz osoby prawne, pod warunkiem, że zatrudnią pracowników z certyfikatem.
Problematykę uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych reguluje wspomniane rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nadal działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych można, przy spełnieniu określonych warunków, prowadzić bez konieczności zdawania egzaminu. W myśl przepisów przedmiotowego rozporządzenia, działalność usługową w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać:
• osoby fizyczne uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• niemające osobowości prawnej spółki handlowe oraz wspólnicy spółki cywilnej, jeżeli:
– czynności związane z tą działalnością wykonuje co najmniej jeden ze wspólników spółki, uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, lub
– powierzają wykonywanie czynności związanych z tą działalnością pracownikom uprawnionym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• osoby prawne oraz inne niż wymienione wcześniej jednostki niemające osobowości prawnej, jeżeli powierzą wykonywanie czynności związanych z tą działalnością pracownikom uprawnionym do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Osoba fizyczna, aby prowadzić biuro rachunkowe, musi posiadać świadectwo kwalifikacyjne. Nie ma możliwości prowadzenia działalności bez licencji. Osoba prawna taką możliwość posiada, wystarczy bowiem, że zatrudni pracownika posiadającego świadectwo kwalifikacyjne. Natomiast zatrudnienie pracownika z licencją przez osobę fizyczną nie rozwiązuje problemu, chyba że będą to dwie osoby fizyczne, które zdecydują się na założenie spółki cywilnej i zatrudnienie pracownika z certyfikatem uprawniającym do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
ZAPAMIĘTAJ
Osoby uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych to osoby fizyczne posiadające certyfikat księgowy, wydany przez Ministra Finansów, oraz osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych (na podstawie odrębnych przepisów).
Egzaminy kwalifikacyjne
Certyfikat księgowy uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych może otrzymać osoba fizyczna, która złożyła oświadczenie, że posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, nie była prawomocnie skazana wyrokiem sądu za przestępstwa popełnione umyślnie oraz za czyny określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości. To pierwszy podstawowy warunek. Ponadto osoba ta musi spełnić co najmniej jeden z warunków wymienionych niżej:
• udokumentować trzyletnią praktykę w księgowości oraz posiadać wykształcenie wyższe magisterskie uzyskane na jednym z kierunków ekonomicznych o specjalności rachunkowość w jednostkach organizacyjnych, uprawnionych zgodnie z odrębnymi przepisami do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,
• udokumentować trzyletnią praktykę w księgowości oraz posiadać wyższe wykształcenie magisterskie lub równorzędne oraz ukończyć studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych, uprawnionych zgodnie z odrębnymi przepisami do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,
• udokumentować dwuletnią praktykę w księgowości, posiadać wykształcenie co najmniej średnie oraz złożyć z wynikiem pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.
Praktyka w księgowości
Wymóg praktyki w księgowości uważany jest za spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności – na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, umowy spółki lub w związku z prowadzeniem ewidencji własnej działalności gospodarczej – było wykonywanie określonych czynności. Należą do nich:
• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych.
CO NA TO PRAKTYKA?
Jak potwierdzić praktykę zawodową
Czy podpisane umowy zlecenia na pracę w księgowości będą stanowiły dowód potwierdzający praktykę zawodową?
Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wymóg praktyki uważa się za spełniony, jeżeli przedmiotem wykonywanych czynności, na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, było prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zatem osoby ubiegające się o certyfikat księgowy w celu udokumentowania praktyki w księgowości, zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia), powinny przedstawić świadectwo pracy lub zaświadczenie potwierdzające wykonywanie powyższych czynności. Zaświadczenie od pracodawcy powinno określać formę zatrudnienia, okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, a także – jeśli nie wynika to z innych dokumentów – zakres czynności wykonywanych przez wnioskodawców.
Dodatkowo, w przypadku gdy jednostka nie jest lub nie była obowiązana do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2006 r. nr 157, poz. 1119), wymagane jest zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające formę ewidencji prowadzonej przez jednostkę.
Niezbędne dokumenty w staraniach o certyfikat lub o zakwalifikowanie do egzaminu
Osoby ubiegające się o wydanie certyfikatu lub zakwalifikowanie do egzaminu muszą złożyć do Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów następujące dokumenty:
• zawierające dane osobowe: numer PESEL – a w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego numer i rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość – oraz imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia oraz adres,
• potwierdzające praktykę w księgowości,
• dyplom lub świadectwo – potwierdzające posiadane wykształcenie,
• oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych oraz o niekaralności.
Podanie o wydanie certyfikatu księgowego lub o zakwalifikowanie do egzaminu i załączniki do tego podania powinny być opatrzone znakami opłaty skarbowej w myśl przepisów ustawy o opłacie skarbowej. Obecnie opłata skarbowa za wniosek wynosi 5 zł i 0,50 zł za każdy załącznik. Kopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie i praktykę w księgowości powinny być uwierzytelnione przez notariusza.
Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do egzaminu kwalifikacyjnego na księgowego, musisz uiścić opłatę w wysokości 480 zł na konto bankowe jednostki egzaminującej. Jeśli nie przystąpisz do egzaminu w pierwszym terminie, np. z ważnych przyczyn losowych, możesz ubiegać się w terminie 14 dni od daty pierwszego egzaminu o zwrot opłaty egzaminacyjnej. Zwrot powinieneś otrzymać w terminie 30 dni, musisz jednak złożyć wniosek w tej sprawie. Przystępując do egzaminu, zabierasz ze sobą dowód osobisty (paszport w przypadku osób nieposiadających polskiego obywatelstwa) lub inny dokument z numerem PESEL. Egzamin trwa 5 godzin i składa się ze 160 pytań w formie testu jednokrotnego wyboru (odpowiedź prawidłowa – 2 pkt, odpowiedź nieprawidłowa – minus 1 pkt, brak odpowiedzi – 0 pkt) oraz 3 zadań sytuacyjnych (ocenianych w skali od 1 do 10). Komisja oznacza prace egzaminowanych kodem, który pozwala na identyfikację autora. Prace, których autora nie można zidentyfikować, są oceniane jako niedostateczne. Aby zdać egzamin, trzeba osiągnąć minimum 192 punkty z testu oraz 18 punktów z zadań sytuacyjnych. Jeśli nie uzyskasz minimalnej liczby punktów, możesz przystąpić do egzaminu powtórnie; wtedy uiszczasz jedynie opłatę egzaminacyjną.
W przypadku gdy osoba, której nie udało się zdać egzaminu, nie zgadza się z wynikami egzaminu, przysługuje jej prawo odwołania. Odwołanie do komisji za pośrednictwem Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów składa na piśmie w terminie 21 dni od ogłoszenia wyników egzaminu.
Forma działalności biura rachunkowego i jej opodatkowania
Jeśli mamy już za sobą problem certyfikatu na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, pozostają do załatwienia sprawy związane z rozpoczęciem prowadzenia działalności, tzn. jak przy każdej innej działalności gospodarczej, wszelkie obowiązki rejestracyjne. Musimy zatem wybrać formę prawną prowadzenia działalności, czyli biura rachunkowego, oraz wybrać z zakresu dozwolonych form – formę opodatkowania tej działalności. Mimo że biuro nastawia się na obsługę podatkowo-rachunkową firm, musi przecież prowadzić własną dokumentację księgową, w zależności od wybranej formy opodatkowania.
Działalność gospodarcza, w zależności od wybranej formy prawnej, podlega wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez gminy bądź do Krajowego Rejestru Sądowego. Po dokonaniu wpisu pozostają do załatwienia standardowe kwestie: NIP, REGON, ZUS itp.
Jak kontrolować finanse biura rachunkowego na początku działalności
Finanse biura rachunkowego, podobnie jak finanse każdego innego przedsiębiorstwa, muszą być kontrolowane. Kontrola polega m.in. na sporządzaniu budżetu oraz planowaniu poziomu kosztów firmy. W pierwszej fazie wprowadzania takiej kontroli najlepiej jest wykorzystywać metody najmniej skomplikowane.
W każdym rozwijającym się przedsiębiorstwie, a więc także w biurze rachunkowym, niezmiernie ważną rolę odgrywa kontrola przychodów i kosztów firmy. Bez tego łatwo doprowadzić do sytuacji, kiedy usługi będą świadczone poniżej kosztów ich wytworzenia, co w dłuższej perspektywie grozi bankructwem. Warto także zwrócić uwagę na fakt, że w większości przypadków biura rachunkowe nie mają skomplikowanych struktur organizacyjnych oraz nie świadczą wielu rodzajów usług, w związku z czym nie ma potrzeby stosowania skomplikowanych procedur kontrolnych.
Przy opisie konkretnych metod sprawowania kontroli nad finansami biura rachunkowego bardziej niż na formułach teoretycznych skupimy się na konkretnych radach, które mogą być zastosowane w większości biur.
Sprawowanie kontroli nie powinno być czynnością jednorazową, ale stałą, dokonywaną niezależnie od etapu rozwoju firmy oraz jej kondycji finansowej. Zakres kontroli będzie różny w zależności od tego, czy firma dopiero powstaje, czy też prowadzi działalność od dawna.
Na etapie powstawania firmy trzeba sobie uświadomić, że rentowność działalności nie powinna być najważniejsza. Najważniejsze jest pozyskanie klientów, a więc zapewnienie przetrwania firmy oraz jej dalszego rozwoju.
Doświadczeni właściciele biur rachunkowych często podkreślają, że najistotniejsze dla przetrwania biura rachunkowego jest pozyskanie pierwszych kilku tzw. dobrych klientów (większych i stałych). Jeśli będą zadowoleni, można liczyć, że zachęcą do korzystania z usług biura rachunkowego innych potencjalnych klientów.
Aby pozyskać pierwszych klientów, często trzeba przejściowo zrezygnować z zysków i zaproponować konkurencyjne ceny, np. 20–30% niższe od cen bezpośredniej konkurencji na danym terenie. Jest bardzo ważne, aby mimo niższej ceny usługi były wykonywane na wysokim poziomie. Nowym klientom warto także zaproponować, w ramach jednej opłaty, dodatkowe usługi, np. sporządzenie wniosku kredytowego czy pomoc przy pozyskaniu środków unijnych.
Jeśli firma pozyskała kilku pierwszych klientów, to w celu zwiększenia rentowności powinna odchodzić w stosunku do kolejnych klientów od stosowanych na początku preferencyjnych warunków. Proces ten powinien być jednak rozłożony w czasie, aby nowi klienci nie czuli się dyskryminowani (pamiętajmy, że klienci często kontaktują się ze sobą). Kolejnym klientom można proponować ceny niższe od konkurencji (np. o 5–10%), ale już nie tak niskie, jak na początku. Z czasem powinno się dążyć do sytuacji, w której biuro będzie miało na tyle dobrą renomę, że jakość usług, a nie cena, będzie najważniejszym kryterium pozyskania lub utrzymania w biurze dotychczasowych klientów. Wtedy ceny mogą kształtować się nawet nieco powyżej cen konkurencji, a klienci będą skłonni je zaakceptować.
Walka o klienta i dobra polityka cenowa to jednak nie wszystko. Od samego początku warto sporządzać, choćby bardzo uproszczoną, kalkulację wyników działalności, która będzie formą biznesplanu biura rachunkowego. Biznesplan pozwoli określić rentowność firmy, a przede wszystkim dopuszczalny poziom cen w pierwszych miesiącach działalności. Dzięki temu będzie można zebrać choćby przybliżone informacje, mówiące na przykład o tym, ilu klientom można zaproponować preferencyjne warunki, jak długo mogą one trwać itp. Doświadczenia zdobyte na początku będą bardzo przydatne w dalszej fazie rozwoju firmy.
Gdy działalność firmy już się rozpocznie, biznesplan powinien zostać zastąpiony przez bud- żet. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie ma tu mowy o skomplikowanych, bardzo rozbudowanych budżetach dla dużych firm, ale o uproszczonym, pomocnym narzędziu służącym planowaniu finansowemu.
W początkowym okresie działalności biura rachunkowego trudno planować finanse firmy w długim okresie. Nie ma wtedy choćby orientacyjnego rozeznania, na jakim realnym poziomie mogą się kształtować przychody i koszty. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem działalności biura warto uzyskać zapewnienie kilku potencjalnych klientów, że po rozpoczęciu działalności skorzystają oni z naszych usług. Sytuacja, w której przyszły właściciel ma już wcześniej „umówionych” klientów, jest sytuacją często spotykaną. W znacznym stopniu zmniejsza ona ryzyko niepowodzenia przedsięwzięcia.
Załóżmy, że uzyskaliśmy zapewnienie kilku klientów i zdecydowaliśmy się rozpocząć działalność. Planowanie finansowe rozpocznijmy od najprostszych podsumowań wyników naszej działalności oraz od planowania krótkich okresów, np. trzech pełnych miesięcy działalności. Za wykorzystaniem prostych narzędzi przemawia możliwość ich szybkiej weryfikacji oraz brak czasu na dokonywanie żmudnych obliczeń. Wynika to z doświadczeń właścicieli biur rachunkowych, którzy przyznają, że szczególnie w początkowej fazie działalności biura bardzo trudno jest znaleźć czas na cokolwiek innego niż praca nad rozwojem firmy, a tym bardziej na pracochłonne kalkulacje budżetu. Jednak ci sami księgowi przyznają, że przygotowywanie prostych planów na przyszłość może w pozytywny sposób wpłynąć na szybsze uformowanie pożądanego kształtu firmy.
Uproszczony opis planu finansów biura rachunkowego od niedawna prowadzącego działalność przedstawia poniższy przykład.
PRZYKŁAD
Pani Agnieszka, właścicielka biura rachunkowego prowadzącego działalność od niespełna pół roku, postanowiła lepiej zadbać o finanse firmy, dokonując uproszczonej kalkulacji przyszłych kosztów i przychodów. Planując koszty i przychody, pani Agnieszka oceniła dotychczasową działalność i stara się realnie ująć te wielkości w budżecie.
W pierwszej kolejności zostały zaplanowane koszty bezpośrednie, w szczególności koszty wynagrodzeń księgowych, które są bezpośrednio związane ze świadczonymi usługami.
W dalszej kolejności są planowane koszty pośrednie, takie jak amortyzacja sprzętu biurowego oraz wydatki na remont lokalu, w którym znajduje się biuro.
W budżecie pani Agnieszki zostały określone koszty sprzedaży, w tym przede wszystkim koszty reklamy biura w prasie oraz wynajęcia jednego billboardu przy uczęszczanej trasie nieopodal biura.
W planie finansowym zostały także ujęte koszty ogólnego zarządu biurem, takie jak płace właściciela, koszty ubezpieczenia lokalu oraz koszty ubezpieczenia OC.
Dodając wydatki związane z poszczególnymi elementami budżetu, pani Agnieszka otrzymała wartość kosztów wytworzenia sprzedanych produktów (usług). Kosztom tym przeciwstawione zostały planowane przychody. Przychody zostały zaplanowane przy założeniu, że w najbliższym półroczu firma będzie obsługiwać nie 8, lecz 10 firm o podobnej wielkości, a więc przychody wzrosną o 25%.
Na zakończenie planowania pani Agnieszka przygotowała na własne potrzeby sprawozdanie „pro forma”, z którego dowiedziała się, że jeżeli zrealizuje swoje założenia, to w II kwartale drugiego półrocza po raz pierwszy osiągnie zysk. Zysk zamierza przeznaczyć na zakup nowoczesnego programu finansowo-księgowego. Zapowiedź zysku utwierdziła ją także w przekonaniu o właściwej polityce cenowej stosowanej w stosunku do klientów. Potwierdza to również fakt, że w pierwszym półroczu dotychczasowej działalności tylko jeden klient zrezygnował z usług biura, a pozyskano czterech nowych.
Na podstawie przedstawionego przykładu zastanówmy się krótko, jaki powinien być poziom poszczególnych rodzajów kosztów.
W większości przypadków najważniejszą pozycją wśród kosztów działalności biura rachunkowego są płace. Szczególnie w biurze rachunkowym jest je trudno zaplanować. Nie mogą być one zbyt wysokie, bo znacznie pogorszą wynik finansowy jednostki. Nie mogą być minimalne, bo pracownik wynagradzany w taki sposób odejdzie przy pierwszej nadarzającej się okazji. Nie podając konkretnych kwot, ponieważ dla każdego regionu kraju przeciętne stawki mogą się znacznie różnić, można wskazać, że poziomem właściwym dla płac będzie taki, przy którym pracownik dobrze się zastanowi, zanim podejmie decyzję o odejściu. To znaczy, że ewentualną podwyżkę wynagrodzenia u nowego pracodawcy zestawi z ryzykiem wiążącym się ze zmianą otoczenia (nowy szef i współpracownicy), nowymi warunkami pracy i faktycznym zakresem obowiązków.
Dość pokaźną część kosztów biura rachunkowego mogą stanowić koszty reklamy oraz wynajmu lokalu. Reklama ma szczególne znaczenie w pierwszej fazie działalności. Z wydatkami na nią należy być bardzo ostrożnym. Brak wielu ogłoszeń prasowych i ulicznych w branży usług księgowych świadczy w dużej mierze o dość ograniczonym znaczeniu reklamy bezpośredniej.
Dużo bardziej skuteczne od reklamy bezpośredniej jest dobre zdanie klientów o usługach świadczonych przez biuro. Całkowicie o reklamie bezpośredniej nie należy jednak zapominać – warto ją stosować, ale w ograniczonym zakresie.
Znaczne koszty wiążą się z wynajmem lokalu. Z tą kwestią często łączy się czynnik psychologiczny. Dość typowa jest sytuacja, że dynamicznie rozwijające się biuro rachunkowe, chcąc podnieść swój prestiż, zmienia siedzibę na większą i lepiej zlokalizowaną. Zabieg taki znacznie podraża koszty utrzymania biura. Wielu (nawet znacznej wielkości) klientom zupełnie nie przeszkadza nieco gorsza lokalizacja i przeciętny standard powierzchni biurowej (ważne są inne elementy, np. dostępność parkingu). Znane są przypadki bankructw spowodowanych nagłym wzrostem kosztu najmu lokalu.
Zgodnie z prawem
§ 1 rozporządzenia w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych
Rozporządzenie określa warunki uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
• kwalifikacje i wymagania, których spełnienie uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• wykaz dokumentów składanych przez osoby fizyczne ubiegające się o wydanie certyfikatu księgowego oraz wzór certyfikatu księgowego potwierdzającego te kwalifikacje,
• tryb działania i organizację Komisji Egzaminacyjnej powoływanej przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych dla sprawdzenia w drodze egzaminu kwalifikacji osób ubiegających się o wydanie certyfikatu księgowego, sposób wynagradzania członków Komisji Egzaminacyjnej, tryb przeprowadzania egzaminu oraz wysokość i sposób wnoszenia opłaty egzaminacyjnej,
• sposób prowadzenia wykazu osób posiadających certyfikat księgowy.
Zawód doradcy podatkowego
Gdy zawieramy umowę z doradcą podatkowym, powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na cenę świadczonych przez niego usług, ale również na doświadczenie i posiadane kwalifikacje.
Doradca podatkowy zawodem zaufania publicznego
Wiemy już, jaki poziom wiedzy musi reprezentować osoba z certyfikatem na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przyjrzyjmy się więc teraz zawodowi doradcy podatkowego i porównajmy go z zawodem księgowego z certyfikatem na usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Musimy mieć bowiem świadomość różnic w zakresie wiedzy, praktyki i odpowiedzialności za wykonywane usługi. Zawód doradcy podatkowego, w przeciwieństwie do zawodu księgowego, usługowo prowadzącego księgi rachunkowe, jest uregulowany ustawowo. Wykonywanie tego zawodu jest obwarowane ustawowymi rygorami. Co więcej, nad etycznym i prawidłowym wykonywaniem usług doradztwa podatkowego czuwają odpowiednie organy samorządu zawodowego. Zawód ten, będący zawodem zaufania publicznego, cechuje się możliwością zapewnienia klientowi większego bezpieczeństwa oraz zachowania tajemnicy zawodowej.
Podatnik, udając się do doradcy podatkowego, może oczekiwać od niego ściśle określonych usług. Jak wynika z art. 2 ustawy o doradztwie podatkowym, świadczenie usług z zakresu doradztwa podatkowego obejmuje: udzielanie podatnikom, płatnikom i inkasentom, na ich zlecenie lub na ich rzecz, porad, opinii, wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych oraz prowadzenie – w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów – ksiąg podatkowych i innych ewidencji dla celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie. Doradztwem podatkowym jest też sporządzanie – w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów – zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie.
Doradców podatkowych wyposażono też w uprawnienie do występowania w charakterze pełnomocnika procesowego strony zarówno w postępowaniu podatkowym, jak i w postępowaniu przed sądem administracyjnym. Takich uprawnień nie ma, niestety, osoba usługowo prowadząca księgi rachunkowe.
Trzeba wspomnieć, że ostatnia nowelizacja ustawy o doradztwie podatkowym rozszerzyła uprawnienia księgowych z certyfikatem Ministra Finansów o możliwość wykonywania niektórych czynności zastrzeżonych dotychczas dla doradców podatkowych. Chodzi o możliwość sporządzania zeznań podatkowych i deklaracji podatkowych osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz doradzania im w tym zakresie.
Jakich zasad musi przestrzegać doradca
Na każdej osobie wykonującej zawód doradcy podatkowego spoczywa obowiązek przestrzegania obowiązujących norm prawnych i zasad etyki. Najważniejszą z nich jest podejmowanie wszelkich niezbędnych działań w celu ochrony klienta i dbałości o jego interesy, oczywiście w granicach obowiązującego prawa. Doradca podatkowy zobligowany jest do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji. Jest on również obowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej. Powinien zachować w tajemnicy wszelkie fakty i informacje, z którymi zapoznał się w związku z wykonywaniem zawodu. Naruszenie tajemnicy zawodowej może skutkować pociągnięciem doradcy podatkowego do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Dlatego doradca podatkowy zobowiązany jest również do odpowiedniego zabezpieczenia i przechowywania danych, w szczególności danych osobowych klienta, danych dotyczących prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa czy źródeł jego finansowania. Sprawa ta inaczej przedstawia się w przypadku certyfikowanych księgowych, którzy nie mają ustawowych uregulowań i nie są związani obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.
Doradca podatkowy nie może być przesłuchiwany jako świadek co do faktów i informacji, które jest zobowiązany zachować w tajemnicy, chyba że zostanie zwolniony z tego obowiązku w trybie określonym odrębnymi przepisami. Organem, który w postępowaniu sądowym może zwolnić doradcę z tego obowiązku, jest sąd lub prokurator. Natomiast gdy sprawa toczy się przed organami podatkowymi, jedynym uprawnionym w tym zakresie jest prokurator, który podejmuje swoją decyzję na wniosek organu prowadzącego postępowanie. Uprawnienia do zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy nie posiada natomiast ani organ podatkowy, ani inspektor kontroli skarbowej.
Odpowiedzialność dyscyplinarna i odszkodowawcza doradcy
Nad przestrzeganiem zasad etyki zawodowej doradcy podatkowego czuwają rzecznik dyscyplinarny i sąd dyscyplinarny jako nadzór wewnątrzkorporacyjny.
Doradcy podatkowi ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną:
• za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków zawodowych określonych prawem,
• za czyny sprzeczne z zasadami etyki zawodowej.
Karami dyscyplinarnymi są: upomnienie, nagana, zawieszenie prawa do wykonywania zawodu na okres od 6 miesięcy do 3 lat lub pozbawienie prawa wykonywania zawodu. Wymierzenie kary pozbawienia prawa wykonywania zawodu pociąga za sobą skreślenie z listy doradców podatkowych.
Doradcy podatkowi ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego oraz innej działalności prowadzonej na podstawie art. 31 ust. 2–4 ustawy o doradztwie podatkowym (chodzi tu m.in. o działalność szkoleniową, wydawniczą, doradztwo prawne i ekonomiczne) na zasadach określonych w kodeksie cywilnym.
Doradca podatkowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności doradztwa podatkowego.
Dokument podatkowy – doradca sporządza, a kto podpisuje?
Dla podatnika istotne może się okazać, kto podpisuje deklaracje i inne dokumenty podatkowe w przypadku sporządzania ich przez doradcę podatkowego. Czy doradca podatkowy, składając deklaracje, upoważniony jest do ich podpisywania zamiast podatnika (płatnika)? Ta – jak się okazuje – kontrowersyjna kwestia była też przedmiotem rozważań Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o doradztwie podatkowym, czynności doradztwa podatkowego obejmują sporządzanie – w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów – zeznań i deklaracji podatkowych, przy czym doradca podatkowy jest obowiązany umieścić na wszystkich pismach sporządzonych w związku z wykonywaniem doradztwa podatkowego firmę, pod jaką doradztwo to wykonuje, miejsce jego wykonywania, podpis i numer wpisu na listę doradców podatkowych.
Na przykład formularz deklaracji PIT-4 w części E – „Oświadczenie płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku” wymaga złożenia oświadczenia następującej treści: „Oświadczam, że znane mi są przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za uchybienie obowiązkom płatnika” oraz umieszczenie podpisu (i pieczątki) osoby odpowiedzialnej za obliczanie podatku. Organy skarbowe stoją na stanowisku, że doradca podatkowy mógłby podpisywać taką deklarację, jeśli powierzono by mu obowiązki związane z obliczeniem podatku.
Jeżeli natomiast chodzi o deklarację PIT-5, w części „Oświadczenie i podpis podatnika”, wymagane jest złożenie oświadczenia o treści „Oświadczam, że są mi znane przepisy kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnie z rzeczywistością i przez to narażenie na uszczuplenie podatku” oraz podpisu podatnika. Oznacza to, że osoba podpisująca deklarację PIT-5 bierze pełną odpowiedzialność za zgodność zamieszczonych w niej danych ze stanem rzeczywistym. Organy skarbowe uważają, że przekracza to zakres odpowiedzialności doradcy działającego wyłącznie w imieniu i na rzecz podatnika. Dlatego też, mimo sporządzenia PIT-5 przez doradcę podatkowego, w pozycji 133 deklaracji PIT-5 winien znaleźć się podpis podatnika. Nie wyklucza to jednakże złożenia przez doradcę sporządzającego deklarację podpisu obok podpisu podatnika.
CO NA TO SĄD?
...
[ Pobierz całość w formacie PDF ]